Система учёта и обработки соискателей

Cистема обеспечивающая автоматизацию основного процесса учёта и обработки соискателей для компании «Бизнес Процесс».

О системе

В 2010 году наша команда приступила к созданию системы управления процессами для компании Бизнес Процесс. Эта компания привлекает работников на работу вахтовым методом на предприятия нашей страны. На тот момент накопили уже крупную базу соискателей и появились проблемы с дубликатами, а также отслеживанием актуальности информации.

Начали с простой «адресной книги» соискателей. Решилась простая задача исключения дубликатов соискателей, теперь при ввода ФИО или телефона база проверяла эти данные на уникальность. Параллельно решили проблему объединения данных в офисах клиента, расположенных в городах России, теперь все работали с одной базой.

Данные копились, и мы разработали инструменты для поиска соискателей. Иногда надо найти специалиста в определённом городе, а иногда с определённым стажем. Это позволило легче ориентироваться в базе, исключая лишние обращения к некоторым кандидатам.

+35%рост общего
оборота компании(2010 — 2018)

Хранение информации в единой базе позволила создать отчёты, на основе этих данных. Клиент видит сколько новых соискателей добавляется в базу, сколько звонков совершено, сколько действий выполняет каждый рекрутер. Добавив источники, помогли оценить эффективность рекламных площадок.

Следующим шагом стало добавление логики работы с соискателями. У рекрутёров появился личный кабинет и возможно планировать звонки соискателям. Также соискатели получили привязку к рекрутёру, позволяя спокойно работать соискателями не переживая что их уведёт другой рекрутёр.

Стали сохранять информацию о том на какое предприятие соискатель сориентирован, когда и кем. Если соискатель не продвигается по пути к устройству на работу в течении трёх недель — освобождается и передаётся другому рекрутёру.

>800человек ежедневно
прорабатывается

×10Вырос объем
выполняемой работы

Создали инструменты для планового обзвона неактивной части базы, или проведения актуализации групп соискателей, например, свободных токарей четвёртого разряда.

По ходу развития появилась роль мастера, которой одобряет со стороны предприятия подобранного специалиста. Теперь в базу сохраняем историю работы с соискателем, начиная с появления в базе, до трудоустройства и даже больше: храним историю вахт соискателя, и отзывы, что позволяет более качественно подбирать специалистов по открывающимся вакансиям.

Как это работает:

Данные копились, и мы разработали инструменты для поиска соискателей. Иногда надо найти специалиста в определённом городе, а иногда с определённым стажем. Это позволило легче ориентироваться в базе, исключая лишние обращения к некоторым кандидатам.

01

Поиск работы специалистом

02

Добавление в систему

03

Рекрутер связывается со специалистом

04

Направление на вакантное место

05

Утверждение на работу

06

Оформление документов

07

Выход на работу

Итоги

За время разработки и внедрения системы у компании появилась централизации данных, при децентрализации рабочих мест рекрутёров. Бизнес Процесс имеет офисы в нескольких крупных городах России.

Пропала проблема потери данных, т.к. Теперь данные дублируются, и хранятся централизованно, нельзя просто потерять какого-то соискателя или информацию о нём.

Сбор статистики по работе рекрутёров позволил улучшить процесс взаимодействия с соискателями, и увеличить эффективность процессов в компании. Также появилась возможность отслеживая эффективности рекламных площадок, что помогло оптимизировать рекламные бюджеты.

Объём выполняемой работы после внедрения системы увеличился в 10 раз, а общий оборот компании увеличился на 35%. Ежедневно прорабатывается более 800 человек.

Внедрение СМС рассылок, как новый инструмент связи с соискателями, упростило работу рекрутёров и взаимодейстсвие с соискателями, например закрывая рутинные задачи, вроде объяснения проезда к офисам и предприятиям.

Планы развития

Компания растёт и необходимо обучать новых сотрудников. Для этого проработаем раздел обучения, и некоторая геймификация процесса вхождения в работу с системой.

В базе уже достаточно информации, чтобы переместить в систему учёт финансовых выплат и расчёта заработных плат соискателей, это облегчит работу бухгалтерии.

Соискателя же ждёт личный кабинет. Там он сможет отредактировать личную информацию, а также получать свежие данные о размере заработной платы, этапе поиска работы и взаимодействия с рекрутёром. Для повышение удобства соискателей разработаем мобильное приложение для соискателя.

Следующий кейс