Системы обработки заявок и документооборота

Cистемы обеспечивающая автоматизацию документооборота и обработки заявок клиентов.

О системе

Для компании HGU Repair, которая координирует работу сотен точек по ремонту телефонов, планшетов, компьютеров; занимается обработкой заявок на ремонт; ремонтом; получением и отправкой устройств в 2014 году голландскими программистами была разработана первая версия системы обработки заявок. Затем, она перешла к нам для дальнейшей поддержки и развития.

В панели управления были реализованы базовые возможности для добавления заявок, редактирования и прохода заявки по статусам обработки, ведение базы клиентов и владельцев устройств. Был настроен набор автоматических email уведомлений об изменении заявки. Сайт NGU Repair представлял собой набор статичных файлов, для редактирования которых требовался специалист.

+50%функционала системы(2015 — 2016)

В период 2015-2016 система была значительно модернизирована и добавлено множество новых функций:

• добавлена роль пользователя «мастер по ремонту» и разработан отдельный интерфейс для редактирования статусов заявок, учета времени ремонта, обмена комментариями о заявке;
• управление контентом сайта через панель управления;
• мультиязычная версия сайта и панели управления;
• расширенный поиск по клиентам и заявкам;
• импорт IMEI номеров гарантийных устройств и автоматическое распределение заявок по гарантийным компаниям;
• добавлены справочные и обучающие материалы по работе с системой.

В 2017 система была полностью переписана для соответствия времени и новым технологиям. Изменен дизайн по макетам, предоставленным заказчиком. Также, снова были внесены значительные изменения в функционал:

• переработана схема каталога устройств, поломок, цен;
• изменены статусы обработки заявки и набор данных заявки и пользователя;
• добавлена возможность управлять отправкой емайл-уведомлений о статусах заявок, а также редактирование тестов email сообщений на нескольких языках.

В 2015 году для этой же компании была разработана дополнительная система Billingbird для работы с крупными клиентами. Идея Billingbird состоит в том, что туда может подключиться любая компания для ведения документооборота.
Пользователь составляет свой собственный каталог товаров или услуг и каталог клиентов. Например, в NGU Repair существует несколько компаний-посредников, которые предоставляют услуги по гарантийному ремонту устройств, но фактически лишь собирают устройства от пользователей и пересылают их в NGU Repair.

>50документов обрабатывается ежедневно

×3,5Выросла скорость обработки документов

Таким компаниям регулярно выставляются счета за ремонт множества устройств, предоставляются скидки или особые предложения. Ручной учет оплат за десятки ремонтных работ, конечно же, неудобен. Billingbird позволяет автоматически создавать счета к оплате, отправлять их на email; прикреплять онлайн оплаты к выставленным счетам; добавлять комментарии, скидки; копировать документы, чтобы перенести их на другой месяц или отредактировать. Это простой инструмент, который написан полностью под вкус заказчика и позволяет решать его ежедневные задачи быстрее и эффективнее. А главное — не забывать о клиентах, счетах, оплатах и не терять данные.

Оба продукта активно развиваются и меняются вместе с развитием HGU Repair. Если внутри компании происходят изменения, которые отражаются на процессе работы с клиентами, мы дорабатываем функционал, добавляя новые возможности.
Мы следим за тем, чтобы система оставалась максимально удобной, современной и безопасной.

Предыдущий кейс Следующий кейс